Koncepcja Office 365 Groups nie jest nowa. Po raz pierwszy zostały zaprezentowane w 2014 roku, jednak od tego czasu ewoluowały: od produktu sięgającego korzeniami listy dyskusyjnej, do narzędzia pozwalającego na wygodną współpracę pomiędzy pracownikami. Dwa lata później, w listopadzie 2016 roku Microsoft zaprezentował nowy produkt: Microsoft Teams. Jego udostępnienie spowodowało niemałe zamieszanie wśród użytkowników i pewnego rodzaju konsternację, która w wielu przypadkach trwa do dziś.

W tym poście nie będę się starać wyjaśnić, który produkt używać kiedy, ale bardziej chcę porównać oba produkty, ich funkcje i możliwości, żeby dać Ci wiedzę, byś samodzielnie ocenił(a), którego produktu używać w swoim przypadku.

Office 365 Groups

Moim zdaniem tym, co należy wiedzieć i zrozumieć na początku, jest architektura całego rozwiązania. Office 365 Groups są, w mojej ocenie, nie tylko narzędziem do współpracy, lecz przede wszystkim zupełnie nowym i docelowo najważniejszym modelem uprawnień w Office 365 i SharePoint Online. Grupy są transwersalne = są ponad aplikacjami, toteż będąc dodanym do Grupy, otrzymuje się uprawnienia do wielu usług i aplikacji w Office 365. Co więcej, do Grup można także dodawać użytkowników spoza organizacji, by współpracowali z pracownikami firmy. Pamiętaj proszę, że nie wszystkie aplikacje Office 365 respektują udostępnianie użytkownikom z zewnątrz organizacji (np. Stream).

Chcąc być bardziej precyzyjnym, należy wspomnieć, że Office 365 Groups to obiekty zbudowane na Azure AD. Ich celem jest dostarczenie zespołom wspólnego narzędzia do zarządzania dostępem i członkostwem, dając tym samym prawa dostępu do wielu aplikacji:

Podsumowując, Teams nie jest produktem niezależnym. Nie jest też elementem Groups. Osobiście preferuję postrzeganie Teams jako „klienta” Office 365 Groups, który korzysta z możliwości i funkcji zarządzania uprawnieniami, jakie dają Office 365 Groups:

[tds_warning]    Musisz zrozumieć, że Office 365 Group nie jest aplikacją do współpracy. To bardzo powszechne nadużycie, które jest powtarzane w Internecie.[/tds_warning]

Prawdą jest co prawda, że nim pojawiło się Microsoft Teams, wokół Office 365 Groups zbudowana została koncepcja aplikacji do współpracy, aczkolwiek nie jednej, spójnej jak Teams, a łącząca ze sobą istniejące produkty do komunikacji (Exchange, OneNote), zarządzania projektami (Planner), współdzielenia plików i współpracy (SharePoint i OneDrive).

Office 365 Groups vs Microsoft Teams

[tds_info]    Od 11-go września 2017 możliwe jest zapraszanie Gości do współpracy i współtworzenia w ramach Microsoft Teams! Czytaj o tym dalej tutaj.[/tds_info]

Zatem raz jeszcze – Office 365 Groups nie są same w sobie aplikacją, aczkolwiek dostarczony przezeń model uprawnień, pozwalający członkom grupy na dostęp do wielu aplikacji, razem tworzy przyjemny pakiet narzędzi dedykowanych współpracy w grupach pracowników. Mając to na uwadze, w tabelce poniżej postarałem się zebrać najbardziej istotne i najczęściej używane funkcje i możliwości obu rozwiązań. Następnie dałem im oceny oraz opatrzyłem krótkimi wyjaśnieniami:

• „-” oznacza, że dana funkcja w ogóle nie istnieje w danym rozwiązaniu
• skala od jednego „+” do trzech „+” to moja subiektywna ocena tego, jak kompletnie i dobrze dana funkcja jest realizowana i dostarczana przez dane rozwiązanie.

Podsumowanie

Zatem… Czym są Grupy vs. Teams? W mojej ocenie Grupy dają narzędzia dedykowane dla pracy grupy użytkowników, niekoniecznie służącym do osiągnięcia wspólnego celu. Narzędzia, które uposażą taką grupę w przestrzeń do współdzielenia i współtworzenia dokumentów, współdzielenia kalendarza i notatek oraz wspólnej skrzynki pocztowej, a także przestrzeni do prowadzenia dyskusji (lista mailingowa), w której mogą pracować ze sobą oraz wybranymi ludźmi spoza firmy. Moim zdaniem to idealne narzędzie dla Działu/ Departamentu – pracownicy mogą w ten sposób pracować nad swoimi codziennymi zadaniami, a w razie potrzeby zaprosić lub udostępnić określone zasoby innym pracownikom firmy.

[tds_note]Nie zapominaj proszę, że Office 365 Group są obiektem w Azure AD nie zaś samodzielną aplikacją![/tds_note]

Z drugiej strony Teams to narzędzie zbudowane na koncepcji czatu, ukierunkowane na zespół, który pracuje nad określonymi zadaniami, projektami, które musi zrealizować. Każdy zespół ma różne cele, nawet w ramach projektu. Każdy cel jest reprezentowany przez Kanał (Channel – pewna kategoria pracy) i posiada własne narzędzia do współpracy i podnoszenia produktywności zespołu, wspierając go w realizacji zadań i prowadzeniu projektów. Moim zdaniem może być także przydatne dla obsługi wewnątrz-firmowych procesów, w których komunikacja pomiędzy pracownikiem i obsługą jest ważna, np. HelpDesk, czy procesy HR.

No dobra, czyli…?

W mojej ocenie oba rozwiązania są głównymi produktami, jakie powinny zostać wykorzystane w celu zbudowania Digital Workplace na Office 365. Oba rozwiązania dostarczają użytkownikom narzędzia do efektywnej i wydajnej współpracy, współdzielenia i współpracy na dokumentach i treściach, usprawniają komunikację i planowanie. Osobiście bardziej lubię Teams, ponieważ aplikacja ma bardziej spójny i przemyślany interfejs, co ułatwia jego adaptację przez użytkowników.

Mając w pamięci, że każdy Kanał (Channel) w Teams posiada dedykowaną Office 365 Group pod spodem, Microsoft Teams zawiera wszystkie korzyści Grup, wzbogacając je narzędzia pozwalające na wygodną i wydajną współpracę. Uważam, że Microsoft Team jest aktualnie narzędziem numer jeden, dla stworzenia łatwego w adaptacji wirtualnego miejsca pracy i co więcej – jest „bezpłatne” dla subskrypcji E3 i E5!

Czytaj dalej

Garść postów również porównujących Groups do Teams, ale z nieco innych stron:

1. https://blogs.office.com/en-us/2017/04/06/whats-new-in-office-365-groups-for-april-2017/
2. https://en.share-gate.com/blog/office-365-groups-webinar
3. https://www.avepoint.com/blog/technical-blog/office-365-groups-vs-teams/
4. https://blog.hyperfish.com/groups-in-outlook-vs-microsoft-teams-vs-sharepoint-online-vs-yammer-e20201ba7375
5. https://blog.appliedis.com/2017/05/23/office-365-groups-vs-microsoft-teams/
6. http://www.sherweb.com/blog/microsoft-teams-vs-groups-vs-sharepoint/