W Nintex dla on-premisowych wersji SharePoint począwszy od 2010 (nawet w edycjach Standard) możliwe było używanie akcji, które pozwalały na wołanie Excel Services dostępnych na platformie SharePoint i w ten sposób na pracę z danymi, z plików xls i xlsx. Jednak w SharePoint Online ta usługa nie jest dostępna (ok, można z niej korzystać poprzez REST API, jednak nie w takim zakresie, jak można w on-premise), nie istnieje też możliwość skorzystania z niej poprzez dostępne akcje w Nintex for Office 365 czy Nintex Workflow Cloud. Zatem nie istnieje prosty sposób, by zrealizować taki scenariusz. Nasunęło mi się pytanie (zainspirowane licznymi z kolei pytaniami stawianymi na forum Community Nintex), w jaki sposób można to zrobić?

Najczęściej mawianym obejściem było zapisanie pliku xlsx do formatu csv, a następnie odczytanie jego zawartości i przetwarzanie jej poprzez użycie kolekcji (planuję napisać o tym oddzielny post).

Jednak ostatnio zauważyłem, że Microsoft Flow posiada już dostępne akcje, które właśnie używają Excel Services dostępnych w SharePoint Online. Co więcej, każdy ma dostęp do bezpłatnej wersji Microsoft Flowi tych akcji również. Teraz nie pozostało mi nic, tylko spróbować.

W każdym razie, spróbowałem 🙂

Ograniczenia Flow w zakresie akcji Excel

Od początku. Chciałbym po krótce opisać ograniczenia tego rozwiązania. Jednak Flow (a może bardziej Excel Services w O365), nie jest tak elastyczny, jak mógłbym się spodziewać:

1. By jakkolwiek móc pracować z danymi, z pliku Excel, dane te muszą być umieszczone w tabeli lub zakresie. Także mając dane, należy je zaznaczyć kursorem, a następnie dać im nazwę (Rename an Excel table – Office Support, Excel Tutorial: How to Name Excel Tables For Beginners Excel 2016 Tutorial Excel 2013 Tutorial – YouTube):
   1. Zaznacz zakres danych;
   2. W zakładce „Narzędzia” wybierz opcję „Formatuj jako tabelę”;
   3. Przejdź do zakładki „Projektowanie”;
   4. Ustaw nazwę tabeli w lewym, górnym rogu okna aplikacji.
2. Jeśli zdecydujesz, by w jakiś sposób parametryzować konfigurację akji i w polu „File name” wstawisz zmienną, wówczas Flow nie będzie potrafić automatycznie wybrać nazwy tabeli/ zakresu z wew. pliku oraz nie zbuduje zmiennych na podstawie kolumn znajdujących się w zakresie. Tak samo się stanie, gdy w polu „Table name” użyjesz zmiennej, a nie konkretnej wartości tekstowej:
   
3. Jeśli zdecydujesz, by dane z Excela były zapisywane do listy SharePoint, wówczas ponownie – nazwa listy musi być zdefiniowana, nie może być zmienną, ponieważ w takim wypadku poniwnie nie będzie możliwe wyświetlenie nazw kolumn listy przez Flow i tym samym związanie wartości z Excel,  z kolumnami w SharePoint:
   

Rozwiązanie krok, po kroku

Po tym, gdy już zaakceptujesz wszystkie ograniczenia i użycie raczej zaszytych na sztywno zmiennych w przepływie (wszak wciąż można tworzyć osobny workflow per lista/ biblioteka) działające rozwiązanie oparte jest o poniższe elementy:

1. Biblioteka SharePoint do importu pliku – to tutaj zaczyna się proces i to na tej bibliotece działa workflow Nintex. W moim scenariuszu, proces Nintex „bierze” wgrany plik Excel i przenosi go do OneDrive for Business, do określonego folderu (tego, z którego potem ma korzystać proces w Flow). Następnie, gdy już zostanie wgrany plik, proces Nintex poprzez użycie akcji „Web Request” uruchamia proces w Microsoft Flow:
   
   1. Pole „Authorizing user” – atrybut widoczny w akcji „One Drive upload file” – oczekuje na poprawny adres e-mail. Jest to istotne, ponieważ na ten adres wysłany zostanie mail z prośbą o autoryzowanie aplikacji Nintex do używania OneDrive for Business. Treść takiego maila jest następująca:
      
      Gdy użytkownik kliknie łącze „Provide OneDrive account credentials and authorize access” wyrazi zgodę, by aplikacja otrzymała dostęp do danych konta i mogła współtworzyć w OD4B:
      Jest to także element procesu. Wyrażenie zgody lub odmowa spowoduje wyzwolenie dalszych akcji obecnych w przepływie. 

      Zgodnie z dokumentacją (źródło: OneDrive upload file) workflow będzie czekać do 7 dni na decyzję użytkownika. Po tym czasie zakończy się.

   2. „Body” – pole w akcji „Web Request” oczekuje na poprawny ciąg JSON (Flow oczekuje ciągu JSON jako treść żądania). Ponieważ w Nintex for O365 istnieje znany już błąd, który uniemożliwia bezpośrednie zdeklarowanie ciągu JSON jako zmiennej (ponieważ otwierająća i zamykająca klamra są wycinane), rekomenduję następujące obejście: Zadeklaruj zmienną JSON, jednak w której klamra otwierająca i zamykająca są zastąpione konkretnymi tokenami, następnie użyj dwa razy akcji Regex, aby zamienić te tokeny odpowiednio na klamrę otwierającą i zamykającą.
2. Lista SharePoint – ta, do której zostaną zaimportowane dane z Excel. W moim wypadku ma 3 kolumnyt – dwie tekstowe i jedną typu data.
3. OneDrive for Business – w moim przypadku musi być w nim określony folder, który następnie jest użyty w procesie Flow. Z tego folderu brany jest plik, który uprzednio zostanie wgrany przez Nintex.
4. Proces Microsoft Flow – odpowiedzialny za przetworzenie pliku Exel i przegranie danych, wiersz po wierszu, do listy SharePoint z punkut 2:
   

Działający przykład

• Stworzyłem prosty plik Excel:

• Wgrałem go do biblioteki dokumentów

• Wgranie pliku uruchomiło mój przepływ Nintex. Następnie otrzymałem maila z prośbą o autoryzację dostępu. Gdy to zrobiłem, mój plik został wgrany:
  
• Następnie wyśwwietliłem stronę ze statusem procesu w Flow i patrzyłem, jak plik jest przetwarzany i wiersz, po wierszu, zapisywany do SharePoint:

• Voilla! Lista wypełniona danymi z Excel:

Następne kroki

W zasadzie wszystko zależy od konkretnych wymagań. Na przykład, po zaimportowaniu danych, można uruchomić przepływ na liście, który dla każdego wiersza rozpocznie proces zbierania akeptacji.

W kolejnym poscie pokażę, w jaki sposób zaimportować dane z pliku Excel, który został zapisany do formatu CSV.

Dziękuję za lekturę!