W tym krótkim poście pomogę Ci zbudować przepływ pracy w Nintex for Office 365, który pozwoli Ci skopiować załączniki, które zostały dodane do zadania, do załączników powiązanego elementu listy. Element listy jest oczywiście tym, wokół którego działa cały przepływ pracy.
Od pewnego czasu widziałem tego rodzaju błąd w przepływach pracy Nintex for Office 365, ale w rzeczywistości nigdy nie miałem wystarczającej determinacji, aby sprawdzić, co jest podstawową ich przyczyną. Jednak gdy klient zaczął pytać, ja zacząłem szukać.
W mojej codziennej pracy nad procesami biznesowymi w Office 365, konkretnie w SharePoint Online jedna rzecz denerwuje mnie najbardziej – mianowicie brak mechanizmów informowania mnie, że workflow się zawiesił, czyli jest w stanie „Suspended”.
Rozwiązania nie dostarcza ani Microsoft, ani też Nintex, z którym pracuję od dawna. Istnieją jedynie obejścia problemu, jednak okazują się niewystarczające, mnie zaś zależało na tym, by móc reagować proaktywnie, a nie reaktywnie na każde zdażenie zawieszenia się przepływu.
Potrzeba, która wymaga zaprojektowania przepływu, który równolegle przydziela wiele zadań, wielu grupom użytkowników jest skomplikowana.
W zasadzie w Nintex istnieją dwa podejścia: albo przydzielić zadanie do grupy i czekać aż pierwsza osoba któreś zakończy, albo czekać na wszystkie. Jednak co wówczas, gdy musimy przypisać kilka zadań w tym samym czasie i każde innej grupie użytkowników?
Niedługi czas temu, w trakcie rozmowy z klientem pojawił się temat budowy pulpitu, który miał służyć do monitorowania wykonania zadań w przepływie pracy. Chodziło o to, by w zależności od faktu wykonania zadania lub przekroczenia deadline’u wiersze odpowiadające zadaniom były wyróżniane innym kolorem. W pierwszej chwili pomyślałem o użyciu formatowania kolumn w liście z włączonym Modern Experience. Jednak wówczas zostało dodane kolejne wymaganie, by nie tylko formatować wiersze odpowiadające zadaniom, lecz również wiersze je grupujące, z uwagi na dużą ilość poszczególnych zadań i potrzebę monitorowania wykonania całej grupy zadań, bez konieczności każdorazowego przeglądania każdego pojedynczo.
Spotkałem się z następującym pytaniem ostatnio: w jaki sposób mogę użyć podpisu, jaki użytkownik złożył na formularzu, w aplikacji mobilnej Nintex Mobile, w dokumencie generowanym przez workflow, w akcji Document Generation? Niestety, wykonanie tego nie jest jeszcze całkowicie możliwe wyłącznie z użyciem produktów Nintex (z uwagi na fakt braku wsparcia dla danych binarnych – Nintex nie obsługuje pustych bitów). Dlatego zaproponowałem użycie Microsoft Flow.
Będąc wciąż pod dużym wrażeniem możliwości, jakie dają Azure Functions, postanowiłem zbudować w końcu rozwiązanie dla Nintex Workflow w Office 365, które pozwoli mi publikować zapisane wcześniej przepływy pracy w różnych listach w danej witrynie. Dotąd, by osiągnąć ten cel, używałem PowerShell lub aplikacji takich jak Postman czy Fiddler. Jednak zależało mi na tym, by mieć jeden przepływ pracy, który całą tę magię wykona za mnie.
Niniejszy artykuł stanowi kontynuację postu na temat tworzenia prostego newslettera z użyciem SharePoint Designer 2013, opisanego tutaj. Tym razem chciałbym pokazać, jak podobne rozwiązanie można przygotować, korzystając z platformy Nintex Workflow dla Office 365.
W Nintex Workflow dla SharePoint (w każdej wersji), gdy używana jest akcja „Flexi task” i generuje ona, a następnie przydziela zadania dla konkretnych osób, gdy zalogowany użytkownik próbuje przejść do zatwierdzenia zadania (a nie jest to ta sama osoba, która jest do zadania przydzielona), aplikacja wyświetla komunikat: „You are not authorized to respond to this task.” – by móc wybrane zadanie zakończyć, użytkownik musi następnie kliknąć na link „delegate” i delegować zadanie na siebie. Dopiero wówczas może je zatwierdzić lub odrzucić.
Stałe przepływu pracy (Workflow Constants) są funkcjonalnością dostępną wyłącznie w Nintex Workflow dla SharePoint hostowanego na własnej farmie. Służą do przechowywania globalnie używanych zmiennych w jednym miejscu. Mogą być wykorzystywane przez przepływy pracy stworzone w różnych web aplikacjach i kolekcjach witryn na całej farmie SharePoint lub wyłącznie w pojedynczej witrynie – w zależności od poziomu, na jakim zostały zdefiniowane.
istnieją liczne przypadki użycia dla stałych przepływu pracy: przechowywanie danych logowania użytkownika, które są potrzebne do uwierzytelniania w akcjach, przechowywania stałych progów akceptacyjnych, wspólnych dla całej firmy, czy konkretnych dat, które są kluczowe dla procesów operacyjnych przedsiębiorstwa – generalnie, do przechowywania informacji słownikowych.purposes.