SPS Warsaw 2019 już za nami. Odbyło się 6 kwietnia 2019 r. w Warszawie, w Centrum Prasowym Foksal. Wydarzenie zaplanowane było dla blisko 200 uczestników, z których mieliśmy przyjemność gościć ponad 100. Choć organizowałem już wcześniej konferencje, tego rodzaju wydarzenie miałem okazję współorganizować po raz pierwszy. I na pewno nie ostatni! Na pewno jednak to było dla mnie wyjątkowe.

I first met Edyta in November 2018 (like had time to talk longer, as we already knew each other form conferences). Well, fact is she wrote to me after reading post on my blog about user adoption. That time I was already convinced that I wanted to do much more for the community besides posts and other online activities. So when she asked if I’d like to co-organize the SPS with them (her and Marcin) I immediately answered “of course!”.

Po raz pierwszy spotkałem Edytę w listopadzie 2018 r. (znaliśmy się wcześniej z innych konferencji, jednak dopiero wówczas nadarzył się czas na dłuższą rozmowę). Kontakt został zainspirowany lekturą posta na moim blogu o user adoption w Office 365. W tym czasie byłem już pewien, że chcę zrobić znacznie więcej dla społeczności niż tylko pisać posty i w różny, inny sposób działać online. Kiedy więc zapytała, czy chcę współorganizować z nimi SPS (ją i Marcinem), natychmiast odpowiedziałem „oczywiście!”.

Małe kroczki

Working for community is not meant to be done for money. It’s done for satisfaction. Therefore this cannot be no-one’s primary activity, that usually is working for money. And so was in our case. All work we were doing was after hours, during weekends, or prior to approval from our customers, that we can do in during working hours.

Praca dla społeczności nie jest wykonywana za wynagrodzenie. Robimy ją dla satysfakcji. Dlatego nie może być niczyją, podstawową działalnością, ponieważ nie daje pieniędzy 🙂 I tak było w naszym przypadku. Wszystko, co robiliśmy, odbywało się po godzinach, w weekendy lub za zgodą naszych klientów, że możemy zajmować się organizacją w godzinach pracy.

Grudzień

Z początkiem miesiąca zdecydowaliśmy się na kilka spotkań. Ich wynikiem była decyzja, że w tym roku chcemy mieć trzy ścieżki prelekcji, przeznaczone dla użytkowników końcowych, power userów i programistów. Ustaliliśmy również, kiedy powinna się odbyć konferencja, aby nie kolidowała ona z żadną innym europejskim SPS ani żadną ważną konferencją w innych zakątkach świata, taką jak Ignite, MVP Summit, Collaboration Summit itp.

SPS Warsaw ogłoszone na stronie internetowej SPS Events

Natychmiast utworzyliśmy profil Sessionize i otworzyliśmy call for speakers, niecierpliwie czekając na pierwsze zgłoszenia, które pojawiły się tuż po … kilku godzinach. Pierwszym zgłaszającym był Marco Rocca. Dzień później Sasja Beerendonk, Patrick Guimonet i wielu innych!

SPS Warsaw call for speakers na Sessionize

I zgłoszenia ruszyły pełną parą!

Styczeń

Styczeń był prawie w całości poświęcony organizowaniu podstaw – poszukiwanie lokalizacji dla wydarzenia, wypełnianie strony internetowej SPS Events docelową zawartością, tworzenie profilu Eventbrite dla rejestracji uczestników.

Tak więc do końca stycznia potwierdziliśmy termin konferencji, oficjalna strona internetowa była już dostępna online i pełna treści, trwały rozmowy z prelegentami i sponsorami oraz zbieraliśmy zgłoszenia prelekcji z całego świata. Mieliśmy już 110 sesji!

Rozmawialiśmy również intensywnie o lokalizacji. Mieliśmy listę naszych ulubionych miejsc, zebraną w trakcie poszukiwań. Miejsca były w całej Warszawie. Od najlepszych miejsc po „nisko-budżetowe”. Kluczem do wyboru była relacja trzech kluczowych czynników: lokalizacji, jakości i… ceny.

Luty

W lutym zaczęliśmy myśleć o czymś niesamowitym, aby uhonorować i podziękować naszym sponsorom i prelegentom za ich wsparcie i obecność.

Dotarliśmy również do końca oficjalnego call for speakers, zamykając go prawie 120 zgłoszeniami!

Marzec

Na początku marca mieliśmy zarejestrowanych już prawie stu uczestników!

Ponad 100 uczestników zarejestrowanych na początku marca

W marcu finalizowaliśmy ustalenia związane z tajną kolacją i równie tajnymi pamiątkami dla naszych prelegentów.

Chcieliśmy zaprosić naszych gości do miejsca, które jest bardzo unikalne i wyjątkowe, niepowtarzalne na świecie, jedynie w Polsce. Takie, które pozwoli zarówno spędzić miło czas, jak i dowiedzieć się czegoś o Polsce. Zdecydowaliśmy aby zaprosić ich do nowego muzeum na mapie Warszawy: Muzeum Polskiej Wódki . A przy okazji skorzystać z oferty muzeum i przygotować dla nich specjalne prezenty:

Prezenty dla prelegentów – spersonalizowane piersiówki!

Call for speakers zakończyło się w marcu. W konsekwencji tego odbyliśmy kilka spotkań by przedyskutować, kogo chcielibyśmy zaprosić. O jejku, wybór był bardzo trudny! Mieliśmy zgłoszenia z całego świata, od słynnych MVP, ale także od prelegentów, którzy nie byli jeszcze znani, ale chcieli spróbować. Chcieliśmy także zachować pewien stopień parytetu i pozwolić wszystkim polskim mówcom na udział.

W marcu finalizowaliśmy także wszystkie rozmowy z firmami, które zdecydowały się sponsorować wydrzenie. Udało nam się pozyskać wsparcie od siedmiu sponsorów:

Kiedy każdy nominowany prelegent potwierdził swoją obecność, spotkaliśmy się na ok. 3 godziny, aby omówić, jak powinna wyglądać agenda. I to wcale nie była łatwa praca. Musieliśmy wypełnić 3 ścieżki i jeszcze uwzględnić dwie sesje sponsorów platynowych. W końcu zdecydowaliśmy się ograniczyć sesje do 45 minut, zrobić 2 przerwy na kawę (ale dłuższe, każda miała 20 minut na umożliwienie networkingu i rozmów), lunch i wreszcie – SharePint. Ostateczny agenda wyglądała jak poniżej:

Pod koniec marca ponad 200 uczestników było zarejestrowanych, co było dobrym znakiem, mając na uwadze, że była to darmowa impreza w sobotę. A pogoda na początku kwietnia była piękna w Warszawie. Szcerze mówiąc, liczyliśmy na frekwencję na poziomie ok. 50%.

Rejestracja uczestników dzień po dniu

Koniec marca był dla nas bardzo pracowity – musieliśmy sfinalizować wszystkie rozmowy z Muzeum Polskiej Wódki na temat zwiedzania, kolacji i prezentów. Musieliśmy zdecydować o menu, zarówno na kolację, jak i na lunch podczas imprezy. Musieliśmy domówić z personelem Centrum Prasowe Foksal kwestie rozstawienia krzeseł, ilości miejsc w każdej z sal, ulokowania przerw kawowych, stoisk sponsorów, roll-upów, banerów, przedłużaczy i gniazdek (!!!). Na szczęście obsługa była super pomocna i wspierała wszystkie nasze pomysły, także czuliśmy, że wszystko się uda.

Kwiecień

To był czas, który spędziliśmy na wszystkim, co pozostało w związku z organizacją. Ostatnie poprawki. Dostarczenie materiałów i przedmiotów na miejsce wydarzenia, a następnie przygotowanie miejsca na przyjęcie naszych uczestników i prelegentów.

5 kwietnia odbyła się kolacja dla prelegentów. Wszyscy wspaniale spędzili czas na poznawaniu historii polskiej wódki, smakowaniu jej i wreszcie na kolacji z klasyczną polską kuchnią z warszawskimi akcentami!

Niestety musieliśmy wcześniej opuścić kolację i pracować do późnej nocy, a następnie przyjechać na miejsce o 7 rano następnego dnia.

Ale to wszystko się zwróciło 6 kwietnia 🙂 Pierwsi uczestnicy zaczęli pojawiać się już około 8 rano! Tego dnia doliczyliśmy się ponad 100 uczestników, co spełniło nasze oczekiwania, a nawet pozwoliło je przekroczyć. Byliśmy bardzo szczęśliwi, widząc tyle zadowolonych twarzy i słysząc tyle pozytywnych informacji zarówno od gości, jak i prelegentów.

Dzisiaj możemy powiedzieć, że wszystko, co chcieliśmy dla was przygotować, udało nam się przygotować. Agenda była pełna niesamowitych prezentacji, lunch był naprawdę smaczny i nikt nie był głodny. Nagrody loterii były satysfakcjonujące. Osobiście bardzo chciałem sam wygrać to garbusa Lego! 😊 SharePint poszło dobrze, było wystarczająco dużo piwa i wina dla każdego, kto pozostał tak długo, aby doświadczyć ceremonii zakończenia konferencji!

Także, naprawdę – wydarzenie wyszło perfekcyjnie!

Zakończenie

Konferencja została zorganizowana przez społeczność i dla społeczności. Moim zdaniem miała wszystko, co powinna mieć, nawet porównując ją do komercyjnych, organizowanych przez firmy z doświadczeniem. Oczywiście było kilka rzeczy, które można poprawić, ale to zostawimy jako wnioski na następny rok. Ogólnie uważam, że wykonaliśmy bardzo dobrą robotę!

Chciałbym więc jeszcze raz podziękować wszystkim naszym sponsorom:

A także SPS Events za hosting strony SPS Warsaw, European Collaboration Summit za dwa bezpłatne bilety i Microsoft za wsparcie.

Bardzo chciałbym podziękować wszystkim naszym prelegentom za ich obecność:

Chciałbym również bardzo podziękować:

I wreszcie chcę podziękować mojemu wspaniałemu zespołowi organizatorów:

Nie ma takich słów, których mogę użyć, by wyrazić, jaką przyjemnością i satysfakcją było dla mnie być częścią zespołu i organizowanie SPS Warsaw 2019.

Do zobaczenia na nadchodzących konferencjach! Będę uczestniczył w European Collaboration Summit i później jako prelegent w SPS London z Edytą. Bądź na bieżąco!