Microsoft Forms to proste narzędzie, które pozwala na tworzenie formularzy (sond) i quizów oraz, co oczywiste, na zbieranie odpowiedzi. Pierwotnie aplikacja została przygotowana na potrzeby edukacyjne. Na stronie Microsoft można przeczytać, że inspiracją dla stworzenia aplikacji były prośby napływające od nauczycieli i studentów, którzy potrzebowali aplikacji umożliwiającej proste i szybkie tworzenie kwestionariuszy oraz na zbieranie odpowiedzi.

Microsoft Forms nie jest jednak nową aplikacją. Po raz pierwszy została udostępniona około roku temu, w połowie czerwca 2016 roku. Na początku mogli z niej korzystać jednak wyłącznie użytkownicy tenatów mających licencje EDU (źródło). Na roadmap dla Office 365, dla zastosowań komercyjnych, aplikacja nadal widnieje w statusie „in development” (źródło), jednakże właśnie pojawiła się na tenantach komercyjnych, posiadających subskrypcję E5 oraz ustawionych na aktualizacje „1st release” (jak to zrobić):

Aplikacja jest dostępna pod tym adresem: https://forms.office.com/.

Funkcje

Aplikacja pozwala na tworzenie dwóch rodzajów kwestionariuszy: Formularza i Quizu:

Formularz

Można tworzyć dość proste formularze, poprzez dodawanie pytań i ustawianie określonych rodzajów odpowiedzi:

• Wybór (pojedynczy lub wielokrotny)
• Tekst (otwarte pytanie)
• Ocena (1-5 or 1-10)
• Data

Każdy rodzaj ma swoje własne i ogólne opcje konfiguracyjne, takie jak:

• Dodatkowy obraz lub wideo, stanowiący część pytania
• Oznaczenie, czy pytanie jest wymagane
• Podtytuł (możliwość pokazania lub ukrycia podtytułu)

zaś wśród indywidualnych opcji konfiguracji, dostępne są poniższe możliwości:

• Wybór
  • Wielokrotne odpowiedzi
  • Mieszaj odpowiedzi
• Tekst
  • Długa odpowiedźLong answer
  • Ograniczenia – możliwość zdefiniowania ograniczeń dla wprowadzanych wartości, np że może być to tylko liczba, żeby wartość była większa niż, równa, itp…
• Ocena
  • 5 lub 10 poziomów
  • gwiazdki lub numery
  • etykiety do opisania wartości 1 i max
• Data
  • brak opcji 🙂 Szkoda, że nie ma np. możliwości określenia wartości domyślnej, np. „teraz”.

Można także ustawić motyw graficzny formularza (wybierając spośród jednego, z dostępnych lub wskazać własną grafikę jako tło), a następnie podejrzeć jak formularz wygląda wyświetlany na komputerze lub komórce:

Quiz

W zakresie dostępnych rodzajów pytań i mechaniki jest dokładnie taki sam jak Formularz, różni się jednak dodatkowymi opcjami konfiguracyjnymi pytań, możliwością wskazania prawidłowej odpowiedzi (tylko dla pytań wybór), a także możliwością wpisania liczby punktów, jakie respondent może dostać za odpowiedź na pytanie.

Dla pytań tekstowych i wynór możliwe jest także zapisanie równania matematycznego, które reposndent musi rozwiązać, by wskazać prawidłową odpowiedź.

Co ciekawe (i bardzo fajne), gdy zapiszemy wpisane równanie, aplikacja wyświetli nam listę możliwych rozwiązań i transformacji, które następnie można użyć jako opcje w odpowiedziach:

Rozgałęziona logika

W aplikacji istnieje także możliwość rozgałęziania logiki odpowiedzi. Bazując na udzielonej odpowiedzi, respondentowi pokazywana jest inne pytanie, niż kolejne. W przypadku quizu, możliwe jest nawet ustawianie logiki per każda opcja w odpowiedzi „wybór”. 

Ta funkcja jest co prawda nieco ukryta. Trzeba rozwinąć menu ustawień:

Zbieranie odpowiedzi

Aby rozpocząć zbieranie odpowiedzi, należy udostępnić formularz odpowiednim respondentom. Można to zrobić poprzez link (albo poprzez kod QR- super!) lub mail. Można go także osadzić na stronie WWW (np. SharePoint). 

By móc uzyskać dostęp do formularza, użytkownik musi jednak posiadać konto LiveID lub Microsoft. Możliwe jest także ustawienie formularza, by pozwalał na odpowiedzi anonimowe.

Pozyskanie odpowiedzi można przeglądać jedna-po-drugiej (przeglądać odpowiedzi określonych respondentów) lub używając widoku podsumowania. Można także wyświetlić odpowiedzi wybranego, konkretnego pytania.

Uważam, że narzędzie bardzo przyda się wielu firmom, również tym posiadającym niższe plany. Dobrze by było więc, gdyby aplikacja dostępna była również w pozostałych planach, tj. E1 i E3. Warto byłoby także dodać nowe typy odpowiedzi, szczególnie macierzowe.

Microsoft Flow i Forms

Istnieje możliwość, by użyć Microsoft Flow do obsługi zapisanych formularzy w Forms! Można stworzyć Flow, który jest aktywowany zdarzeniem zapisania nowego formularza, a następnie obsługi danych:

Użycie akcji Forms do zainicjowania przepływu spowoduje, że będzie możliwe następnie wykorzystanie danych z odpowiedzi, z przesłanego formularza oraz jego metadanych w dalszym procesie:

Microsoft Forms vs Google Forms

Funkcja	Google Forms	Microsoft Forms
Rodzaje pytań
Pytanie tekstowe
Pytanie wybór jednokrotny
Pytanie wybór wielokrotny
Pytanie wybór lista rozwijana
Pytanie data	* osobno data i czas	* tylko data
Pytanie skala	* 1-10 z dowolną granulacją	* 1-5 lub 1-10
Pytanie macierz jednokrotny wybór
Pytanie macierz wielokrotny wybór
Funkcje pytań
Grafika/ wideo w treści pytania
Losowa kolejność pytań
Losowa kolejność odpowiedzi w ramach pytania
Losowe kolumny odpowiedzi dla pytań macierzowych
Wymagalność pytań
Własna logika przechodzenia pomiędzy pytaniami
Własna logika przechodzenia pomiędzy pytaniami bazując na konkretnej odpowiedzi		* tylko w Quizach, w pytaniach "wybór"
Możliwość wstawiania obrazu jako odpowiedzi
Możliwość kopiowania pytań
Możliwość tworzenia równań matematycznych		* tylko w Quizach
Walidacja pytania tekstowego - liczba
Walidacja pytania tekstowego - porównanie
Walidacja pytania tekstowego - wyrażenie regularne
Walidacja pytania tekstowego - długość
Opcja "Inne" w pytaniu "Wybór"
Funkcje formularza
Możliwość powrotu do pytań i edycji odpowiedzi
Możliwość kopiowania formularza
Możliwość współpracy nad formularzem
Możliwość odpowiedzi na formularz tylko raz/ wiele razy
Możliwość udzielania odpowiedzi wyłącznie w określonym czasie
Wstawianie grafik/ filmów/ tekstów dowolnie w układ formularza
Pasek postępu w odpowiedziach
Podsumowanie dostępne dla odpowiadających
Różne
Modyfikacja kompozycji
Podgląd formularza
Interfejs RWD
Eksport wyników do Excel
Możliwość używania własnego JavaScript
Dostęp anonimowy
Dostęp bezpłatny		* dostęp bezpłatny wyłącznie dla zastosowań edukacyjnych.